Delegacje pracowników terenowych

Kontrola i rozliczanie podróży służbowych bywają czasochłonne i pracochłonne - pracownicy muszą skrupulatnie notować i dokumentować wszystkie wydatki, a księgowość musi je następnie sumować i rozliczać.

Funkcja obsługi i rozliczania delegacji w systemie Luceos Smart oferuje skuteczne wsparcie dla firm w tym zakresie. Pozwala oszczędzić czas pracowników dotąd przeznaczony na dokumentowanie i rozliczanie delegacji, a także zapewnia pełną kontrolę nad tym procesem, zmniejszając ryzyko pomyłek i błędów.

Tworzenie nowej delegacji - Portal lub aplikacja mobilna Luceos Smart

Koordynator lub pracownik terenowy może wystawić nową delegację zarówno w Portalu Luceos Smart jak i w aplikacji mobilnej Luceos Smart.

System pozwala na szczegółowe określenie parametrów każdej delegacji, czyli:

pracownika, który wyjeżdża w delegację,
kluczowe lokalizacje (miejsce rozpoczęcia, miejsce docelowe i miejsce zakończenia delegacji)
czas trwania delegacji,
walutę rozliczenia delegacji,

dzięki czemu możliwy jest nadzór nad jej przebiegiem.

W systemie określa się też status delegacji (nowa, w trakcie, zakończona), dzięki czemu możliwe jest zarządzanie delegacjami na bieżąco. W portalu dostępna jest lista wszystkich zarejestrowanych w systemie delegacji wraz z ich statusami.

Rejestracja danych w czasie delegacji

Do każdej delegacji, zarówno w Portalu Luceos Smart, jak i w aplikacji mobilnej Luceos Smart, można przypisać dowolną ilość wydatków.

Rejestrując wydatek w systemie, określa się szczegółowo jego parametry:

typ wydatku,
datę jego dokonania,
cenę i ilość zakupionych przedmiotów/dóbr,
walutę wydatku,
rodzaj płatności.

Do rejestrowanych wydatków można załączać zdjęcia paragonów, faktur czy innych dowodów księgowych, dzięki czemu możliwa jest pełna dokumentacja delegacji.

Monitorowanie przebiegu delegacji w czasie rzeczywistym

Po zapisaniu danego wydatku następuje automatyczna i natychmiastowa synchronizacja danych między centralnym systemem a aplikacjami mobilnymi całego zespołu. Delegacja pojawia się na liście wraz z aktualną sumą dokonanych wydatków.

Dział księgowości weryfikuje wszystkie wydatki przed przekazaniem ich do rozliczenia finansowego - może zaakceptować je lub zażądać od pracownika poprawek/uzupełnień. Zapewnia to kontrolę nad wydatkami ponoszonymi w delacjach i niweluje ryzyko błędów bądź przeoczeń.

Rozliczenie delegacji

Zakończenie delegacji następuje po wysłaniu jej przez pracownika do koordynatora. Wówczas też następuje przekazanie jej do rozliczenia finansowego.

Po zakończeniu i rozliczeniu delegacji koordynator może wygenerować raport, który podsumuje wszystkie najważniejsze parametry i dane delegacji, w tym czas jej trwania i szczegółową listę wydatków.

System umożliwia także generowanie zbiorczych raportów dotyczących delegacji, które stanowią cenne źródło informacji na temat kosztów ponoszonych przez firmę - zarówno dla księgowości, jak i dla kierownictwa oraz zarządu firmy.